Tác giả sáng kiến: Bà  Võ Thị Hà Xuyên – Chuyên viên Chánh Văn phòng.

Các đồng tác giả: Ông Thạch Minh Hoài - Giám đốc.

                             Ông Huỳnh Phước Thái – Phó Giám đốc.

                             Ông  Nguyễn Chí Hùng - Chánh Văn phòng.

                             Bà Lê Thị Huệ - Phó Chánh Văn phòng.

                             Bà Phan Thị Ngọc Lành - Chuyên viên Văn phòng;

                            Ông Trần Hửu Tuấn - Chuyên viên Văn phòng.

“GIẢI PHÁP SỬ DỤNG GOOGLE FORMS, GOOGLE SITE TRONG TỔ CHỨC CUỘC THI TRỰC TUYẾN VỀ TUYÊN TRUYỀN CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH”

1.1. Cơ sở khoa học hoặc cơ sở lý luận

Nghị quyết số 07-NQ/TU ngày 27/10/2021 của Tỉnh ủy về chuyển đổi số tỉnh Sóc Trăng đến năm 2025, định hướng đến năm 2030; Đề án số 03/ĐA-UBND, ngày 06/10/2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh về Chuyển đổi số tỉnh Sóc Trăng đến năm 2025, định hướng đến năm 2030.

Nghị quyết số 10-NQ/TU ngày 29/12/2021 của Tỉnh ủy về đẩy mạnh CCHC tỉnh Sóc Trăng đến năm 2025, định hướng đến năm 2030.

Quyết định 1738/QĐ-UBND ngày 01/7/2022 của UBND tỉnh phê duyệt Đề án tuyên truyền cải cách hành chính tỉnh Sóc Trăng từ nay đến năm 2030.

Kế hoạch số 163/KH-UBND ngày 24/11/2021 của UBND tỉnh về cải cách hành chính tỉnh Sóc Trăng giai đoạn 2021 – 2030.

Kế hoạch số 25/KH-BQLDA2 ngày 27/12/2021 của Ban Quản lý dự án 2 về thực hiện cải cách hành chính giai đoạn 2021 – 2030.

Kế hoạch số 01/KH-BQLDA2 ngày 03/01/2024 của Ban Quản lý dự án 2 về thực hiện cải cách hành chính năm 2024.

Kế hoạch số 05/KH-BQLDA2 ngày 16/02/2024 của Ban Quản lý dự án 2 về phát động phong trào thi đua chuyển đổi số tại Ban Quản lý dự án 2 năm 2024.

Kế hoạch số 07/KH-BQLDA2 ngày 05/3/2024 của Ban Quản lý dự án 2 về tuyên truyền cải cách hành chính năm 2024.

Kế hoạch số 16/KH-BQLDA2 ngày 28/6/2024 của Ban Quản lý dự án 2 về tổ chức hội thi cải cách hành chính năm 2024

1.2. Thời gian thực hiện: Năm 2024 trở về sau

1.3. Nơi thực hiện: Tại Ban Quản lý Dự án 2 tỉnh Sóc Trăng

1.4. Thực trạng yêu cầu

Trong bối cảnh cả nước thực hiện Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2021 – 2030; công tác cải cách hành chính tỉnh Sóc Trăng tiếp tục đặt ra nhiều mục tiêu, nhiệm vụ quan trọng. Trong đó, trách nhiệm của các ngành, địa phương là phải đẩy mạnh công tác thông tin, tuyên truyền, nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức, viên chức, người dân, doanh nghiệp và xã hội.

Công tác tuyên truyền cải cách hành chính là một trong những nhiệm vụ thường xuyên của cả hệ thống chính trị từ trung ương đến cơ sở; ngày càng thể hiện được vai trò là một giải pháp quan trọng để tạo sự đồng thuận, thúc đẩy sự tham gia, hưởng ứng tích cực của cán bộ, công chức, viên chức và Nhân dân đối với nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước.

Ban quản lý dự án 2 là đơn vị sự nghiệp công tự đảm bảo chi thường xuyên và chi đầu tư (đơn vị nhóm 1) ngoài thực hiện chức năng, nhiệm vụ chuyên môn được giao; đơn vị còn tham gia đánh giá chỉ số cải cách hành chính cấp tỉnh đối với đơn vị sự nghiệp công lập, trong đó đánh giá 06 chỉ số cải cách hành chính phù hợp với tình hình nhiệm vụ của đơn vị đã được xây dựng trong các Kế hoạch của năm.

Trong năm 2024 công tác tổ chức hội thi cải cách hành chính được Ủy ban nhân dân tỉnh giao nhiệm vụ về cho từng đơn vị, tự tổ chức thực hiện theo các hình thức tọa đàm, tổ chức hội thi,.... sao cho phù hợp với tình hình nhiệm vụ thực tế của đơn vị. Từ nhiệm vụ được giao nêu trên, qua xem xét nghiên cứu thực tiễn tại đơn vị, nhận thấy rằng việc tổ chức cuộc thi tuyên truyền cải cách hành chính bằng hình thức thi trả lời câu hỏi trực tuyến là phù hợp nhất. Vừa đẩy mạnh được thông tin tuyên truyền, phổ biến các văn bản liên quan đến cải cách hành chính vừa ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin vào trong cuộc thi để viên chức, người lao động nâng cao việc tiếp nhận kiến thức chung trong công tác quản lý nhà nước đồng thời nâng cao việc khả năng ứng dụng công nghệ mọi lúc mọi nơi, tiết kiệm được chi phí và thời gian, tăng hiệu xuất làm việc và đạt hiệu quả cao trong thực hiện nhiệm vụ.

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ ở nhiều lĩnh vực, việc tổ chức các hoạt động giáo dục và sự kiện trực tuyến ngày càng trở nên phổ biến. Một trong những công cụ hữu ích hỗ trợ cho việc này là Google Sites, Google Forms. Ứng dụng giải pháp sử dụng Google Sites, Google Forms để tổ chức hội thi trực tuyến không chỉ mang lại nhiều lợi ích về mặt quản lý và tổ chức mà còn nâng cao trải nghiệm cho người tham gia.

1.5. Mục đích, yêu cầu của kinh nghiệm (giải pháp) hữu ích trong công tác

a) Mục đích

Tuyên truyền, phổ biến rộng rãi các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước về nhiệm vụ cải cách hành chính giai đoạn 2021 - 2030; đồng thời nâng cao hiểu biết, nhận thức, trách nhiệm, tổ chức thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính của cấp ủy Đảng, người đứng đầu đơn vị, đội ngũ viên chức, người lao động trong quá trình thực thi nhiệm vụ.

Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, công nghệ số vào trong nhận thức, tư duy của viên chức, người lao động nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động trong thực thi nhiệm vụ được giao.

Đảm bảo tuyên truyền, phổ biến đầy đủ chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước liên quan đến cải cách hành chính của tỉnh giai đoạn 2021 – 2030 đến tất cả viên chức, người lao động của đơn vị.

Cuộc thi được tổ chức bằng hình thức trắc nghiệm trực tuyến, đảm bảo chất lượng, thiết thực, hiệu quả, tiết kiệm, tránh hình thức; tạo sự lan tỏa, thu hút sự tham gia của viên chức, người lao động toàn đơn vị.

2. Các nội dung chính của kinh nghiệm hoặc giải pháp 

Để tổ chức cuộc thi trực tuyến về tuyên truyền cải cách hành chính thành công thông qua Google Forms và Google site, quy trình thực hiện cần được xây dựng rõ ràng và khoa học. Ban tổ chức cần xác định rõ nội dung, chủ đề của cuộc thi để tạo ra đề thi phù hợp. Dùng Google Forms để tạo câu hỏi trắc nghiệm và Google Site để xây dựng một website trực quan, gửi đường link dự thi đến viên chức, người lao động. Viên chức, người lao động bấm vào đường links trên máy tính hoặc điện thoại để tham gia thi. Sau đó phần mềm sẽ chấm điểm tự động.

Các bước để tạo đề thi trên Google Forms:

Bước 1: Truy cập Google Forms tại địa chỉ forms.google.com và đăng nhập bằng tài khoản Google.

Ảnh. Giao diện Google Forms tạo đề thi

Bước 2: Nhấp vào + để tạo biểu mẫu mới.
Bước 3: Tạo tiêu đề chung cho bài thi trắc nghiệm.
Bước 4: Tạo câu hỏi trắc nghiệm và hoàn thiện đề thi.
Bước 5: Sau khi đã hoàn thành đề thi dưới dạng thi trắc nghiệm (hoàn thành 15 câu hỏi trong thời gian 20 phút) đồng thời kết hợp với tiện ích tích hợp vào Google Forms là Extended Forms để đếm thời gian và giới hạn thời gian làm bài thi; Ban tổ chức sẽ tích hợp nội dung đề thi, tài liệu tham khảo, thể lệ dự thi,... lên trang web cuộc thi được tạo bằng Google Sites.
Truy cập Google Sites tại địa chỉ sites.google.com để xây dựng một website trực quan nhằm mục đích giúp cho toàn thể viên chức và người lao động của đơn vị có thể dễ dàng truy cập tham dự Cuộc thi và cập nhật những thông tin cần thiết cũng như tài liệu tham khảo, thời gian diễn ra cuộc thi, thể lệ liên quan đến Cuộc thi.

Ảnh. Giao diện Google Sites xây dựng trang web

Giao diện trang web cuộc thi sau khi đã hoàn thiện: Ban Quản lý dự án 2 tỉnh Sóc Trăng (google.com) (https://sites.google.com/view/cchc2024bqlda2)

Sau khi đã xây dựng hoàn chỉnh cuộc thi, Ban tổ chức sao chép địa chỉ trang web của cuộc thi gửi đến viên chức, người lao động qua mạng xã hội Zalo hoặc email cá nhân.
Viên chức, người lao động khi nhận được link bài thi, bấm vào tham gia thi, chọn câu trả lời và sau đó bấm gửi. Sau khi kết thúc phần thi chương trình sẽ hiển thị số lượng câu trả lời đúng và cho biết ngay kết quả dự thi của viên chức.
Trong thời gian diễn ra hội thi, ban tổ chức cần theo dõi sát sao tiến độ và hỗ trợ thí sinh khi cần thiết. Sau khi kết thúc cuộc thi, kết quả sẽ được Google Forms tính toán chấm điểm tự động, từ đó giúp ban tổ chức nhanh chóng công bố kết quả và trao giải thưởng cho người chiến thắng.

3.1. Kết quả thực hiện

Cuộc thi diễn ra từ ngày 15/7/2024 đến ngày 19/7/2024:

- Tổng số viên chức và người lao động tại đơn vị: 52 người

- Tổng số người dự thi (sau khi trừ ra thành viên Ban Tổ chức, Ban Giám khảo, nhân viên lái xe và phục vụ): 42 người 

- Tổng số người hoàn thành bài thi: 40 người, đạt tỷ lệ trên 95% viên chức. 

- Tổng số người không hoàn thành bài thi: 02 người

- Tổng số người trả lời đúng 100%: 01 người

- Tổng số người trả lời đúng trên 50%: 23 người, đạt 54,8%

- Về cơ cấu giải thưởng: Cuộc thi có tổng cộng 04 giải thưởng trong đó: 01 người đạt giải nhất, 01 người đạt giải nhì, 01 người đạt giải ba và 01 người đạt giải khuyến khích.

Với khả năng linh hoạt và tính ứng dụng cao của các phần mềm hỗ trợ trực tuyến hiện nay thì phạm vi ứng dụng và sử dụng rất rộng, phổ biến không chỉ riêng đối với đơn vị Ban Quản lý dự án 2 tỉnh Sóc Trăng mà còn phù hợp với đa số các đơn vị sự nghiệp công lập và cơ quan nhà nước trong tỉnh.

4. Nêu hiệu quả và đánh giá

Đẩy mạnh được việc tuyên truyền, phổ biến các văn bản về chủ trương, đường lối của Đảng; chính sách pháp luật của Nhà nước, trọng tâm là các văn bản liên quan đến nội dung cải cách hành chính giai đoạn 2021 – 2030. Kết hợp ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin và chuyển đổi số vào trong cuộc thi để viên chức, người lao động nâng cao việc tiếp nhận kiến thức chung trong công tác quản lý nhà nước đồng thời nâng cao khả năng ứng dụng công nghệ mọi lúc mọi nơi, tiết kiệm được nguồn lực chi phí, thời gian, tăng hiệu xuất làm việc và đạt hiệu quả cao trong thực thi nhiệm vụ.

Nhìn chung việc triển khai và ứng dụng cuộc thi tuyên truyền bằng hình thức thi trực tuyến trong tình hình thực tiễn tại Ban Quản lý dự án 2 là thiết thực và phù hợp đem lại lợi ích không nhỏ, tiết kiệm được rất nhiều chi phí, thời gian và nhân lực cho đơn vị trước áp lực cao của nhiệm vụ chuyên môn được cấp trên giao.

5. Giải pháp nhân rộng

6. Kiến nghị