Tác giả sáng kiến:   Bà Lê Thị Huệ - Phó Chánh Văn phòng.

Các đồng tác giả:     Ông Thạch Minh Hoài - Giám đốc;

                                  Ông Hà Trọng Nghĩa - Chánh Văn phòng;

                                  Bà Phan Thị Ngọc Lành - Chuyên viên Văn phòng;

                                  Bà Võ Thị Hà Xuyên - Chuyên viên Văn phòng;

                                  Ông Trần Hửu Tuấn - Chuyên viên Văn phòng.

Đơn vị công tác: Ban Quản lý dự án 2 tỉnh Sóc Trăng.

1. Tên đề tài, dự án hoặc sáng kiến

“Giải pháp nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc thông qua ứng dụng các phần mềm hỗ trợ trực tuyến”

           1.1. Cơ sở khoa học hoặc cơ sở lý luận

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

Nghị quyết số 07-NQ/TU, ngày 27/10/2021 của Tỉnh ủy về chuyển đổi số tỉnh Sóc Trăng đến năm 2025, định hướng đến năm 2030; Đề án số 03/ĐA-UBND, ngày 06/10/2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh về Chuyển đổi số tỉnh Sóc Trăng đến năm 2025, định hướng đến năm 2030.

1.2. Thời gian thực hiện

Tháng 01/2023 trở đi.

1.3. Nơi thực hiện: Ban Quản lý dự án 2 và trong tỉnh Sóc Trăng.

           1.4. Thực trạng yêu cầu

Trong thời đại cuộc cách mạng công nghệ 4.0 (gọi tắt là thời đại 4.0) diễn ra mạnh mẽ tại hầu hết các nước trên thế giới hiện nay, đối với cuộc sống con người, công nghệ ngày càng đóng vai trò quan trọng. Hầu hết tất cả các lĩnh vực trong cuộc sống đều có sự can thiệp của công nghệ. Thời đại 4.0 tập trung vào sự phát triển của công nghệ và tất cả những gì liên quan đến hệ thống không gian mạng.

Các ứng dụng hỗ trợ trong quá trình làm việc thông dụng như bộ ứng dụng Microsoft Office gồm ứng dụng hỗ trợ soạn thảo văn bản Word, ứng dụng hỗ trợ lập bảng tính Excel, ứng dụng hỗ trợ thuyết trình Powerpoint,… đều là những phần mềm ứng dụng gần như không thể thiếu được trong quá trình làm việc truyền thống, tuy nhiên trong thời đại 4.0 thì có một xu hướng mà ngày càng nhiều người quan tâm và sử dụng, đó là xu hướng xử lý công việc trực tuyến (online) đang ngày càng lớn mạnh cùng với nhiều dịch vụ hỗ trợ lưu trữ đám mây, ứng dụng hỗ trợ trao đổi và hội họp trực tuyến, ứng dụng hỗ trợ soạn thảo trực tuyến,…

Vì nhu cầu của xu hướng trên trong thời đại 4.0 nên sáng kiến áp dụng “Giải pháp nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc thông qua ứng dụng các phần mềm hỗ trợ trực tuyến” là một giải pháp hữu ích và hiệu quả.

           2. Các phần mềm hỗ trợ trực tuyến hỗ trợ nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc

           Hiện nay để tiếp cận được tri thức của thế giới, chúng ta có một phương tiện vô cùng quan trọng và gần như không thể thiếu trong thời đại 4.0, đó chính là Internet. Với sự phát triển mạnh mẽ của Internet ngày nay, các phần mềm công nghệ thông tin trực tuyến cũng được phát triển mạnh mẽ nhằm hỗ trợ cho xu hướng xử lý công việc trực tuyến một cách hiệu quả, nhanh chóng và tiện lợi. Nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng các phần mềm hỗ trợ trực tuyến trong xử lý công việc nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng trong quá trình làm việc. Trong sáng kiến này, sau khi nghiên cứu, tổng hợp và đã ứng dụng hiệu quả, nhóm chúng tôi đề xuất một số công cụ, phần mềm hỗ trợ trực tuyến để mọi người có thể phối hợp sử dụng và khai thác một cách triệt nhằm cải thiện, nâng cao chất lượng công việc.

           2.1. Ứng dụng Google Docs

           2.1.1. Giới thiệu

Đầu tiên, trong quá trình xử lý công việc hiện nay có một ứng dụng mà không thể thiếu được, đó chính là ứng dụng soạn thảo văn bản. Ứng dụng được sử dụng nhiều nhất, phổ biến nhất đó chính là Microsoft Word của hãng Microsoft, tuy nhiên phần mềm này chỉ có thể xử dụng trực tiếp trên một thiết bị cố định (máy tính để bàn, laptop,…) và không thể xử dụng trực tuyến mọi lúc, mọi nơi. Hãng Microsoft cũng đã cho ra đời sản phẩm Microsoft 365 có thể sử dụng trực tuyến đi theo xu hướng hiện nay, tuy nhiên để sử dụng được Microsoft 365 thì cần phải trả phí thường niên. Tuy nhiên, hiện nay vẫn có một phần mềm hỗ trợ trực tuyến khác để tận dụng và khắc phục nhược điểm trên một cách miễn phí và thân thiện với người dùng, đó chính là ứng dụng Google Docs (hay còn gọi là Google Tài liệu) của hãng Google. Để sử dụng ứng dụng Google Docs, chỉ cần truy cập vào đường link https://docs.google.com/document là có thể sử dụng ngay một cách nhanh chóng và tiện lợi.

 

Hình 1. Giao diện trang chủ của ứng dụng Google Docs.

Hình 2. Giao diện nhập liệu văn bản của ứng dụng Google Docs.

 

2.1.2. Ưu điểm và nhược điểm

           a) Ưu điểm

           - Google Docs là một ứng dụng miễn phí;

           - Google Docs có cơ chế tự động lưu tài liệu của người dùng;

           - Truy cập vào tài liệu từ bất kỳ thiết bị nào (máy tính để bàn, laptop, điện thoạt thông minh,…);

           - Dễ dàng cho việc hợp tác làm việc nhóm;

           - Tích hợp bộ kiểm tra lỗi chính tả hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt với độ chính xác tương đối cao;

           - Tương thích với ứng dụng Microsoft Word.

           b) Nhược điểm

Bắt buộc phải có Internet.

           2.1.3. Ứng dụng vào công việc

           Ứng dụng Google Docs là một ứng dụng tương tự như ứng dụng Microsoft Word với ích tính năng hơn nhưng vẫn đủ để soạn thảo một văn bản đầy đủ và kịp thời khi cần giải quyết công việc nhanh chóng, hay đơn giản chỉ là mở xem văn bản ở mọi nơi, mọi lúc. Do đó việc sử dụng ứng dụng Google Docs cũng giống như mọi ứng dụng soạn thảo văn bản khác nên sẽ không làm mất nhiều thời gian để làm quen. Việc ứng dụng Google Docs kết hợp với các ứng dụng soạn thảo văn bản không hỗ trợ trực tuyến như Microsoft Word vào công việc sẽ vô cùng hiệu quả trong quá trình xử lý công việc với đa dạng cách để sử dụng, một số cách ứng dụng như:

           - Kết hợp làm việc trực tiếp trên ứng dụng Microsoft Word sau đó lưu file đã hoàn thành hoặc còn dang dở và đăng tải lên ứng dụng lưu trữ trực tuyến như Google Drive - ứng dụng hỗ trợ lưu trữ trực tuyến của hãng Google, sau đó khi cần xem lại hoặc tiếp tục chỉnh sửa chúng ta chỉ cần mở ứng dụng Google Docs từ laptop, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng là có thể tiếp tục xử lý công việc.

           - Sử dụng ứng dụng Google Docs trong quá trình làm việc nhóm để xử lý hoặc góp ý soạn thảo một văn bản. Ứng dụng Google Docs có một chức năng cực kỳ hoàn hảo và hữu dụng cho trường hợp này, đó là ứng dụng cho phép người dùng dễ dàng chia sẽ tài liệu cho những người dùng khác để xem (view) một văn bản đã hoàn chỉnh, cùng nhau chỉnh sửa (edit) một văn bản đang soạn thảo dở dang hay bình luận (comment) góp ý cho văn bản mà bản thân đang soạn thảo.

           - Ứng dụng Google Docs được tích hợp bộ kiểm tra lỗi chính tả có hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt với độ chính xác tương đối cao, điều này cực kỳ hữu ích cho việc gõ văn bản tránh giúp hạn chế sái sót hoặc có thể sử dụng như bộ kiểm tra lỗi với việc chỉ cần dán toàn bộ văn bản cần kiểm tra lỗi chính tả vào ứng dụng Google Docs là có thể phát hiện được những vị trí văn bản bị gõ nhầm hoặc sai sót.

           2.2. Ứng dụng Google Sheets

           2.2.1. Giới thiệu

           Giống như ứng dụng Google Docs, ứng dụng Google Sheets (hay còn gọi là Google Trang tính) là một trong số các ứng dụng hỗ trợ trực tuyến của hãng Google, đây là ứng dụng xử lý bảng tính tương tự như ứng dụng Microsoft Excel của hãng Microsoft được xây dựng và hỗ trợ làm việc trên nền tảng trực tuyến thay vì cố định trên một thiết bị như ứng dụng Microsoft Excel. Để sử dụng ứng dụng Google Sheets cũng tương tự như ứng dụng Google Docs, chúng ta chỉ cần truy cập vào đường link sau: https://docs.google.com/spreadsheets là có thể sử dụng ngay và nhanh chóng mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị như máy tính để bàn, laptop, điện thoại thông minh,…

Hình 3. Giao diện trang chủ của ứng dụng Google Sheets.

Hình 4. Giao diện nhập liệu bảng tính của ứng dụng Google Sheets.

2.2.2. Ưu điểm và nhược điểm

a) Ưu điểm

           - Google Excel là một ứng dụng miễn phí;

           - Google Excel có cơ chế tự động lưu tài liệu của người dùng;

           - Truy cập vào tài liệu từ bất kỳ thiết bị nào (máy tính để bàn, laptop, điện thoạt thông minh,…);

           - Dễ dàng cho việc hợp tác làm việc nhóm;

           - Tương thích với ứng dụng Microsoft Excel.

           b) Nhược điểm:

- Bắt buộc phải có Internet;

- Không xử lý được dữ liệu lớn như Microsoft Excel.

2.2.3. Ứng dụng vào công việc

Tương tự như ứng dụng Google Docs, việc kết hợp giữa sử dụng ứng dụng Google Sheets kết hợp với các ứng dụng xử lý bảng tính như Microsoft Excel sẽ đem lại nhiều cách thức để áp dụng vào quá trình xử lý công việc. Một số cách ứng dụng như:

- Kết hợp làm việc trực tiếp trên ứng dụng Microsoft Execl sau đó lưu file đã hoàn thành hoặc còn dang dở và đăng tải lên ứng dụng lưu trữ trực tuyến như Google Drive - ứng dụng hỗ trợ lưu trữ trực tuyến của hãng Google, sau đó khi cần xem lại hoặc tiếp tục chỉnh sửa chúng ta chỉ cần mở ứng dụng Google Sheets từ laptop, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng là có thể tiếp tục xử lý công việc.

- Sử dụng ứng dụng Google Sheets trong quá trình làm việc nhóm để xử lý hoặc góp ý soạn thảo một bảng tính. Ứng dụng Google Sheets có chức năng phù hợp cho trường hợp này tương tự như ứng dụng Google Docs, đó là chức năng cho phép người dùng dễ dàng chia sẽ tài liệu cho những người dùng khác để xem (view) một bảng tính đã hoàn chỉnh, cùng nhau chỉnh sửa (edit) một bảng tính đang soạn thảo dở dang hay bình luận (comment) góp ý cho bảng tính mà bản thân đang soạn thảo.

Với việc sử dụng song song hai ứng dụng Google Docs và Google Sheets trong quá trình soạn thảo văn bản và xử lý bảng tính trực tuyến kết hợp linh hoạt với các ứng dụng không hỗ trợ trực tuyến sẽ đem lại hiệu quả cao hơn so với chỉ làm việc với các ứng dụng cố định và bị ràng buộc trên một thiết bị.

2.3. Ứng dụng Google Drive

2.3.1. Giới thiệu

Trong thời đại 4.0 hiện nay, thuật ngữ Cloud Storage (Lưu trữ đám mây) gần như đã không còn xa lạ với nhiều ứng dụng được phát triển như Google Drive của hãng Google, OneDrive của hãng Microsoft, MEGA của hãng Mega Limited, Dropbox thuộc công ty Dropbox,… Theo Gartner - công ty chuyên nghiên cứu và tư vấn thị trường kỹ thuật số tại Mỹ, trong năm 2022 vừa qua thì chi tiêu của người dùng cuối (End user) trên toàn thế giới cho các dịch vụ đám mây công cộng là 490,3 tỷ USD, dự kiến vào năm 2023 con số này sẽ tăng 20,7% lên mức đáng kinh ngạc là 591,8 tỷ USD. Điều này đã nói lên tầm quan trọng và xu hướng ngày càng lớn mạnh của các ứng dụng hỗ trợ lưu trữ trực tuyến hay lưu trữ đám mây.

Sau khi đã biết đến các ứng dụng hỗ trợ xử lý công việc trên môi trường trực tuyến thì có một ứng dụng khác quan trọng không kém với vai trò lưu trữ, đó chính là ứng dụng Google Drive. Google Drive là một ứng dụng hỗ trợ lưu trữ và đồng bộ hóa tập tin được tạo bởi Google giúp người dùng có thể lưu trữ tập tin trên đám mây và chia sẻ tập tin. Để sử dụng Google Drive thì chỉ cần truy cập theo đường link https://drive.google.com, sau đó tiến hành đăng nhập hoặc đăng ký tài khoản (nếu chưa có) để sử dụng.

Hình 5. Giao diện của ứng dụng Google Drive.

2.3.2. Ưu điểm và nhược điểm

a) Ưu điểm

- Hoàn toàn miễn phí sử dụng với dung lượng tối đa 15 GB và hiển nhiên nếu chúng ta muốn tăng thêm dung lượng thì phải trả phí tùy theo gói;

- Đồng bộ mọi lúc, mọi nơi trên nhiều thiết bị;

           - Hỗ trợ gửi các tập tin lớn;

           - Tích hợp công cụ tìm kiếm hiệu quả;

           - Xem trực tiếp file, tài liệu với nhiều định dạng như .pdf, .docx, .xlsx, …;

           - Có ứng dụng cài đặt trên máy tính nhằm tối đa khả năng đồng bộ hóa.

b) Nhược điểm

Giới hạn về dung lượng: Mặc dù được tặng 15 GB dung lượng miễn phí cho mỗi tài khoản nhưng khi cần thêm dung lượng thì bắt buộc phải mua từ các gói mà Google cung cấp.

           2.3.3. Ứng dụng vào công việc

Với sự hạn chế về tuổi thọ của ổ cứng HDD (Hard Disk Drive) và hạn chế về khả năng cứu dữ liệu của ổ cứng SSD (Solid State Drive) thì việc tận dụng các dịch vụ phần mềm lưu trữ trực tuyến trong thời đại 4.0 hiện nay là rất cần thiết để tăng cường khả năng lưu trữ cũng như khả năng khôi phục dữ liệu nếu chẳng may ổ cứng bị hư hỏng.

Kết hợp sử dụng với Google Docs và Google Sheets sẽ tăng thêm sự linh hoạt do cùng một hệ sinh thái ứng dụng của Google khi mà vừa có thể lưu trữ trực tuyến vừa có thể xem, chỉnh sửa trực tuyến một cách nhanh chóng, hiệu quả.

Tối ưu hóa việc lưu trữ dữ liệu bằng cách đầu tư vào việc mua thêm dung lượng nếu khả năng tài chính cho phép và mức độ cấp thiết cần sao lưu của dữ liệu nhằm hạn chế rủi ro, vì hiện tại với gói cao cấp nhất của Google Drive bạn sẽ chỉ mất 225.000 đồng/tháng (ghi nhận tại thời điểm viết sáng kiến này) để sở hữu 2 TB (xấp xỉ 2.000 GB) dung lượng lưu trữ trực tuyến đáp ứng khả năng lưu trữ cao nhất có thể cho các dữ liệu cần thiết.

2.4. Ứng dụng Google Forms

2.4.1. Giới thiệu

Như chúng ta đã biết việc khảo sát, thu thập số liệu, dữ liệu là quá trình rất quan trọng trong công tác lập báo cáo, tổng hợp,… Ngoài việc sử dụng các loại hình thu thập thông tin bằng hình thức truyền thống là sử dụng giấy in, phỏng vấn,… thì hiện nay với sự hỗ trợ của ứng dụng Google Forms (hay còn gọi là Google Biểu mẫu) của hãng Google, chúng ta có thêm một lựa chọn để tạo ra những phiếu thu thập thông tin trực tuyến nhanh gọn và dễ tiếp cận trong thời đại 4.0 hiện nay. Google Forms là một ứng dụng hỗ trợ tạo và quản lý các biểu mẫu khảo sát cho mục đích thu thập dữ liệu được phát triển bởi Google. Cũng như các ứng dụng trực tuyến khác, việc sử dụng Google Forms rất đơn giản, chỉ cần truy cập vào đường link https://docs.google.com/forms là có thể vào ngay giao diện của ứng dụng với nhiều mẫu biểu có sẵn để tham khảo hoặc thiết kế mới phù hợp với nhu cầu.

Hình 6. Giao diện trang chủ của ứng dụng Google Forms.

Hình 7. Mẫu phiếu khảo sát đơn giản được tạo bởi Google Forms.

Hình 8. Kết quả dạng biểu đồ sau khi hoàn thành khảo sát.

 

2.4.2. Những lợi ích của ứng dụng Google Forms

a) Tạo ra được những khảo sát đáp ứng mục tiêu sử dụng

Google Forms có thể đáp ứng được yêu cầu lên danh sách các câu hỏi đáp ứng đúng yêu cầu của những thông tin cần thu thập, tổng hợp, phân tích và báo cáo trong quá trình khảo sát với sự trợ giúp của việc xuất dữ liệu dưới dạng biểu đồ trực quan trong và sau khi kết thúc quá trình thu thập thông tin.

b) Có thể đặt được nhiều dạng câu hỏi khác nhau

Google Forms hầu như có thể đáp ứng được tất cả các dạng câu hỏi mà bạn muốn tạo trên phiếu thu thập thông tin trực tuyến, điều mà sẽ bị giới hạn với hình thức thu thập thông tin truyền thống. Các định dạng về câu hỏi trong Google Forms như:

- Dạng văn bản trả lời ngắn (Text);

- Dạng văn bản trả lời thành đoạn văn (Paragraph Text);

- Dạng trắc nghiệm (Multiple Choice);

- Dạng hộp kiểm (Checkboxes);

- Dạng Menu thả xuống, chọn từ danh sách (Choose from the list);

- Dạng thang đo (Scale);

- Dạng lưới (Grid);

- Dạng ngày (Date);

- Dạng thời gian (Time).

c) Nhiều tùy chọn quản lý cho việc nhập dữ liệu

Google Forms có nhiều tùy chọn cho việc quản lý nhập dữ liệu được dễ dàng, tại đây ứng dụng cung cấp nhiều tùy chọn đã đạng giúp kiểm soát được việc nhập dữ liệu từ đối tượng được khảo sát.

d) Tạo ra các biểu mẫu chuyên nghiệp, dễ dàng

Đối với những người dùng yêu thích sự sáng tạo thì Google Forms sẽ là công cụ lý tưởng để làm nên những biểu mẫu ấn tượng, chuyên nghiệp và phù hợp với nội dung cần khảo sát. Ứng dụng hỗ trợ nhiều chủ đề, biểu mẫu có sẵn để người dùng lựa chọn hoặc người dùng có thể tải lên những hình ảnh của riêng mình, tùy chỉnh về tiêu đề, định dạng văn bản để tạo nên những biểu mẫu có giao diện sinh động, đẹp mắt theo ý riêng.

e) Có nhiều phương thức quản lý biểu mẫu đa dạng

Google Forms cung cấp cho người dùng nhiều phương thức quản lý biểu mẫu hiệu quả như:

- Biểu mẫu khi đưa vào nội dung email sẽ cho phép người trả lời gửi câu trả lời từ hộp thư đến.

- Có thể tạo liên kết biểu mẫu sẽ cho phép đối tượng khảo sát trả lời câu hỏi bằng cách sử dụng biểu mẫu ngay trên website, hoặc chia sẻ đường link biểu mẫu lên các nhóm Zalo.

- Khi nhúng biểu mẫu vào blog hay một trang web nào đó để thu thập được câu trả lời trên nhiều nền tảng khác nhau.

2.4.3. Ứng dụng vào công việc

Hiển nhiên với tên gọi Google Forms (Google Biểu mẫu) và các lợi ích nêu trên thì công dụng chính là hỗ trợ cho việc khảo sát, thu thập thông tin như tạo ra các biểu mẫu khảo sát với các câu hỏi đáp ứng yêu cầu, tạo ra các bài kiểm tra kiến thức dưới dạng trắc nghiệm, dạng trả lời đoạn văn,…

Không chỉ vậy, kết hợp với sự sáng tạo hoặc kinh nghiệm của người dùng thì Google Forms có thể đem lại những công dụng cần thiết khác nhằm đáp ứng với những đòi hỏi, yêu cầu mà người dùng mong muốn.

Google Forms là ứng dụng cực kỳ hữu ích và được sử dụng ngày càng rộng rãi, đặc biệt là trong thời đại 4.0 hiện nay, khi mà tất cả những thông tin được phủ khắp mọi nơi trên môi trường Internet và kết hợp với ứng dụng Google Forms giúp cho việc thu thập những thông tin này một cách có chọn lọc và chính xác hơn đối với những đối tượng phù hợp.

2.5. Google Calendar

2.5.1. Giới thiệu

Trước khi đi vào giới thiệu ứng dụng, chúng ta cần hiểu rõ thêm về khái niệm quản lý thời gian. Quản lý thời gian là một quá trình lên kế hoạch và thực hành việc kiểm soát một cách có ý thức, một đơn vị thời gian dùng trong một hoặc một chuỗi các hoạt động cụ thể để tăng hiệu quả, hiệu suất hay năng suất. Quản lý thời gian không chỉ đơn thuần là vấn đề thời gian. Đó là quản lý bản thân, công việc trong mối liên hệ với thời gian. Điều này có nghĩa là phải thay đổi những thói quen và hoạt động làm lãng phí thời gian. Đó là việc sẵn sàng thử nghiệm các phương pháp và ý tưởng khác nhau cho phép chúng ta tìm ra cách tốt nhất để sử dụng tối đa quỹ thời gian.

Như vậy, sau khi đã có những ứng dụng phù hợp và đủ để thay thế những ứng dụng truyền thống nhằm sử dụng trên môi trường trực tuyến thì để phục vụ cho việc lên kế hoạch cũng như sắp xếp công việc một cách hiệu quả khi kết hợp sử dụng ứng dụng trực tuyến và ứng dụng không hỗ trợ trực tuyến cũng rất quan trọng. Do đó, với sự hỗ trợ của ứng dụng quản lý thời gian Google Calendar (hay còn gọi là Google Lịch hoặc Lịch Google) sẽ giúp cho việc quản lý thời gian trở nên dễ dàng hơn. Google Calendar là một ứng dụng trực tuyến hỗ trợ cho việc lập trình công việc và quản lý thời gian một cách hiệu quả. Google Calendar được sử dụng bằng cách truy cập vào đường link sau: https://calendar.google.com.

Hình 9. Giao diện của ứng dụng Google Calendar.

2.5.2. Những lợi ích của ứng dụng Google Calendar

a) Tạo lịch mới cho các phần khác nhau

Google Calendar hỗ trợ cho người dùng có thể tạo ra nhiều loại Lịch khác nhau nhằm phù hợp với nhu cầu sử dụng, cụ thể là người dùng có thể tạo một Lịch dùng cho những việc cá nhân, sinh hoạt hàng ngày, nhắc nhở sinh nhật,… và tạo một Lịch chuyên dùng riêng cho sắp xếp, lên kế hoạch xử lý công việc hoặc tạo ra các loại Lịch khác phù hợp với yêu cầu của từng người dùng khác nhau.

b) Lên lịch các cuộc họp với các nhóm bằng cách sử dụng tính năng “Tìm thời gian” hoặc “Thời gian được đề xuất”

Khi người dùng có lịch công việc dày đặc thì hai tính năng này (“Tìm thời gian” hoặc “Thời gian được đề xuất”) được dùng để hỗ trợ cho việc tìm ra khoảng thời gian trống để có thể dùng để tổ chức các cuộc họp một cách nhanh chóng và không bị chồng chéo lẫn nhau.

c) Ẩn chi tiết sự kiện

Để đảm bảo quyền riêng tư, ứng dụng Google Calendar hỗ trợ tính năng đặt sự kiện ở dạng “riêng tư”, điều này sẽ làm cho những người khác không nhìn thấy chi tiết sự kiện như tên cuộc họp, thành phần tham dự, tập tin đính kèm,…

d) Thêm tập tin đính kèm

Google Calendar hỗ trợ tính năng giúp cho người dùng có thể đính kèm tập tin cần thiết trực tiếp vào từng sự kiện được tạo trên lịch, điều này giúp cho người dùng có thể truy cập nhanh chóng vào tập tin cần thiết sau khi đã đính kèm tập tin vào sự kiện mà không cần phải tìm kiếm lại.

e) Giao diện mang tính khát quát cao

Google Calendar sở hữu một giao diện dễ nhìn, khái quát cũng chính là một trong những điểm nổi bật đem lại cho người dùng một trải nghiệm tuyệt vời. Tất cả những hạng mục công việc theo từng giờ, từng ngày, từng tuần sẽ được thể hiện một cách rõ ràng và trực quan trên giao diện của Google Calendar do đó người dùng chỉ cần quan sát một lượt là đã có thể nắm bắt được khối lượng công việc cần làm.

Bên cạnh đó, ứng dụng Google Calendar còn có tính năng giúp cho người dùng lựa chọn màu sắc cho từng sự kiện, tính năng này nhằm gia tăng sự nhận diện cho từng loại sự kiện, tăng thêm sự thích thú cũng như cảm hứng cho người dùng. Với các loại sự kiện được chia thành nhiều màu sắc khác nhau vừa tạo ấn tượng, giúp ghi nhớ và nhận diện tốt hơn vừa giúp cho người dùng không cảm thấy buồn chán, tẻ nhạt so với việc nhìn vào lịch truyền thống.

g) Thao tác đơn giản, nhanh chóng

Hầu như các ứng dụng do hãng Google phát triển đều theo hướng chiều lòng người dùng, điều đó thể hiện ở việc tất cả các thao tác trong ứng dụng Google Calendar nói riêng và các ứng dụng khác nói chung đều mang tính đơn giản đến mức ngay cả người mới lần đầu tiếp cận cũng có thể sử dụng được.

2.5.3. Ứng dụng vào công việc

Với tất cả những lợi ích nêu trên thì ứng dụng Google Calendar là một ứng dụng hoàn hảo dùng để thay thế cho lịch truyền thống, giúp cho việc sắp xếp các sự kiện, các việc cần làm một cách khoa học và hiệu quả từ đó góp phần nâng cao chất lượng công việc hàng ngày, tìm ra những khoảng thời gian trống để thư giản sau những lịch trình công việc dày đặc hoặc đơn giản chỉ là với mục đích nhắc nhở những việc cần phải làm, phải xử lý tránh bị bỏ sót, vô tình quên mất việc cần phải làm.

3. Kết quả thực hiện và phạm vi ứng dụng nhân rộng

3.1. Kết quả thực hiện

Từ khi giải pháp được triển khai thực hiện từ tháng 01/2023 đã đem lại nhiều kết quả tích cực:

- Với việc sử dụng kết hợp ứng dụng Google Docs, Google Sheets đã giúp cho việc xử lý những văn bản trở nên dễ dàng và nhanh chóng mọi lúc, mọi nơi. Điển hình như việc chia sẻ ý kiến trong quá trình soạn thảo văn bản, bảng tính mà không bị ràng buộc về không gian, thời gian.

- Ứng dụng Google Drive đã giúp cho việc truy cập một cách nhanh chóng mọi lúc, mọi nơi những tập tin cần thiết sau khi đã đồng bộ hóa với bộ nhớ lưu trữ trực tuyến.

- Với sự hỗ trợ của ứng dụng Google Forms giờ đây việc thu thập những thông tin phục vụ cho việc báo cáo trở nên hết sức dễ dàng, tiện lợi, chính xác và trực quan dưới dạng biểu đồ.

- Ứng dụng Google Calendar đã giúp cho việc lên kế hoạch những sự kiện, những việc cần làm trong quá trình xử lý công việc hàng ngày dễ dàng và thuận tiện hơn.

3.2. Phạm vi ứng dụng nhân rộng

Tất cả những ứng dụng được đề xuất trong sáng kiến là những ứng dụng hỗ trợ hoàn hảo và hoàn toàn phù hợp trong thời đại 4.0 do đó sáng kiến này sẽ giúp cho mọi đối tượng từ những cá nhân, doanh nghiệp, các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập,… nâng cao chất lượng công việc theo hướng hiện đại, chuyên nghiệp, hiệu quả và khoa học từ đó góp phần hỗ trợ, nâng cao công tác cải cách hành chính, chuyển đổi số, xây dựng chính quyền số của cả nước.

4. Nêu hiệu quả và đánh giá

Sau khi kết hợp những ứng dụng Google Docs, Google Sheets, Google Drive, Google Forms và ứng dụng Google Calendar đã góp phần nâng cao hiệu quả công việc lên một trình độ mới phù hợp hơn với thời đại 4.0 hiện nay.

           Với sự phát triển của các phần mềm hỗ trợ trực tuyến ngày nay cùng với việc chọn lọc ra những ứng dụng phù hợp đã đem lại những kết quả mà trước đây chưa từng đạt được.

5. Kết luận

Để theo kịp thời đại 4.0 chúng ta cần phải nâng cao trình độ, sự hiểu biết và chấp nhận sự thay đổi của thời đại bằng cách thường xuyên tiếp cận và học hỏi không ngừng những tri thức về công nghệ thông tin, biết cách tận dụng, vận dụng và sử dụng những tri thức đó, mà điển hình trong sáng kiến là những ứng dụng được chúng tôi đề xuất bên trên. Và dĩ nhiên đó chỉ là một phần nhỏ trong khối kiến thức vô tận mà Internet và thời đại 4.0 đang sở hữu.

Từ những kết quả đã đạt được trong quá trình làm việc kết hợp với việc ứng dụng các phần mềm hỗ trợ trực tuyến đã cho thấy được sự cần thiết và tầm quan trọng của Internet cũng như những công nghệ mà thời đại 4.0 mang đến như Big Data (Dữ liệu lớn), Artificial Intelligence (Trí thông minh nhân tạo, gọi tắt là AI), Internet of Things (Internet vạn vật),… do đó với sáng kiến này chúng tôi mong muốn đem lại một sự lựa chọn cần thiết để giúp cho mọi người có một cái nhìn khái quát hơn về việc ứng dụng công nghệ phục vụ cho công việc nhằm nâng cao trình độ, sự hiểu biết cũng như kết quả đạt được sau khi thực hiện thành công.

6. Kiến nghị

           “Giải pháp nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc thông qua ứng dụng các phần mềm hỗ trợ trực tuyến” góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp, khoa học và hiện đại trong quá trình xử lý công việc kết hợp với việc ứng dụng những phần mềm hỗ trợ trực tuyến từ đó cải thiện công tác cải cách hành chính và chuyển đổi số tại đơn vị. Giúp từng cá nhân, tập thể nâng cao trình độ, sự hiểu biết và hiệu quả trong công việc một cách nhanh chóng, đáp ứng được yêu cầu của đơn vị. Do đó, đề nghị Hội đồng sáng kiến xem xét, công nhận./.

 

 

 

Đại diện nhóm tác giả: Lê Thị Huệ