Trong giai đoạn cải cách hành chính và chuyển đổi số hiện nay, văn bản điện tử là loại văn bản được sử dụng ngày càng phổ biến trong việc lưu trữ và chia sẻ với những ưu điểm như:

           - Chia sẻ nhanh chóng trong môi trường điện tử giúp cho việc tiếp nhận và xử lý thông tin trở nên dễ dàng và tiết kiệm nhiều thời gian hơn;

           - Chỉnh sửa nội dung văn bản đơn giản;

           - Bảo đảm việc quản lý văn bản từ khi soạn thảo cho đến khi lưu trữ;

           - Tiết kiệm phần lớn chi phí văn phòng phẩm cho việc in ấn, photocopy.

           Do đó để tận dụng hiệu quả và linh hoạt hơn văn bản điện tử trong quá trình trao đổi thông tin và tài liệu trong công việc một cách nhanh chóng và kịp thời, đơn vị đã triển khai sử dụng phần mềm scan văn bản giấy sang văn bản điện tử trên điện thoại thông minh bằng các phần mềm hỗ trợ scan văn bản trên kho ứng dụng điện thoại như CH Play (Android) và App Store (IOS), trong số đó thì phần mềm Lens của Microsoft có nhiều ưu điểm nổi bật và phù hợp với nhu cầu công việc của đơn vị, cụ thể như:

           - Quét, scan tài liệu, hình ảnh ngay trên điện thoại mà không cần dùng máy scan chuyên nghiệp;

- Tự động nhận diện tài liệu, xóa viền, xóa những chi tiết thừa, giúp tài liệu sau khi scan hoàn hảo;

- Nhiều bộ lọc giúp việc scan tài liệu, hình ảnh trở nên chất lượng và nét hơn;

- Tính năng xoay tài liệu và ảnh;

- Chuyển tài liệu, hình ảnh vừa quét sang file pdf, word, excel;

- Lưu tài liệu vừa quét xuống điện thoại, lưu trữ online hoặc dễ dàng chia sẻ với người khác.

Hình 1. Phần mềm Microsoft Lens

           Sau khi triển khai sử dụng phần mềm Microsoft Lens thì việc trao đổi thông tin và tài liệu dưới dạng văn bản điện tử của đơn vị đạt được hiệu quả cao hơn và đáp ứng được nhu cầu chia sẻ nhanh và kịp thời trong quá trình xử lý công việc.

Võ Thị Hà Xuyên