Giải pháp khắc phục hạn chế trên ứng dụng phần mềm văn bản điện tử giúp nâng cao hiệu quả công việc

 

Tác giả sáng kiến:   Bà Lê Thị Huệ - Phó Chánh Văn phòng.

Các đồng tác giả:     Ông Thạch Minh Hoài - Giám đốc;

                                 Ông Hà Trọng Nghĩa - Chánh Văn phòng;

                                 Bà Phan Thị Ngọc Lành - Chuyên viên Văn phòng;

                                 Bà Võ Thị Hà Xuyên - Chuyên viên Văn phòng;

                                 Ông Trần Hửu Tuấn - Chuyên viên Văn phòng.

Đơn vị công tác: Ban Quản lý dự án 2 tỉnh Sóc Trăng.

1. Tên đề tài, dự án hoặc sáng kiến

“Giải pháp khắc phục hạn chế trên ứng dụng phần mềm văn bản điện tử giúp nâng cao hiệu quả công việc”

          1.1. Cơ sở khoa học hoặc cơ sở lý luận

Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.

Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

Nghị quyết số 07-NQ/TU, ngày 27/10/2021 của Tỉnh ủy về chuyển đổi số tỉnh Sóc Trăng đến năm 2025, định hướng đến năm 2030; Đề án số 03/ĐA-UBND, ngày 06/10/2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh về Chuyển đổi số tỉnh Sóc Trăng đến năm 2025, định hướng đến năm 2030.

1.2. Thời gian thực hiện: Năm 2022 trở đi

1.3. Nơi thực hiện: Ban Quản lý Dự án 2 và trong tỉnh Sóc Trăng.

          1.4. Thực trạng yêu cầu

Trong quá trình thực hiện cải cách hành chính và chuyển đổi số hiện nay, việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử và chữ ký số đã mang lại nhiều hiệu quả như: giảm chi phí giấy, mực, giảm thời gian gửi văn bản giấy qua đường bưu điện; giảm công sức lao động, bảo mật dữ liệu cá nhân, các dữ liệu chuyên môn. Việc thực hiện ký số trên văn bản điện tử được ứng dụng hiệu quả vào hoạt động tiếp nhận xử lý văn bản đi - đến, phát hành văn bản chuyên môn, văn bản hành chính của đơn vị, đảm bảo độ an toàn, bảo mật, mức độ xử lý công việc chuyên môn nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cho các giao dịch điện tử góp phần đẩy mạnh công tác cải cách hành chính.

         Từ những ưu điểm nêu trên văn bản điện tử và chữ ký số được áp dụng và sử dụng ngày càng rộng rãi và phổ biến, tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số hạn chế. Hiện tại Văn phòng đã và đang áp dụng 2 phần mềm ký số điện tử là:

           + Văn phòng điện tử ban quản lý dự án 2 (https://vpdtbqlda2.soctrang.gov.vn/) (gọi tắt là phần mềm số 1)

            + Phần mềm điện tử Bảo hiểm xã hội (VNPT-BHXH) (gọi tắt là phần mềm số 2)

Cụ thể là trong quá trình làm việc trên 2 phần mềm ký số có phát sinh vấn đề trong quá trình sử dụng như sau:

- Khi lấy văn bản đi trên phần mềm số 1, văn bản này đã được ký số và phát hành, để đính kèm lên phần mềm số 2 gửi đến cơ quan quản lý bảo hiểm. Thì phần mềm số 2 báo lỗi, nguyên nhân là do văn bản đính kèm được đã được ký số vì vậy không thực hiện được việc ký số thêm nữa trên phần mềm số 2, điều này dẫn đến việc không thể đính kèm đầy đủ văn bản để gửi đến cơ quan bảo hiểm cũng như không hoàn thành thủ tục hành chính.

- Vì sự hạn chế trên, nên sáng kiến áp dụng “Giải pháp khắc phục hạn chế trên ứng dụng phần mềm văn bản điện tử giúp nâng cao hiệu quả công việc” là một giải pháp hữu ích và hiệu quả.

           2. Các nội dung chính của đề tài, dự án hoặc sáng kiến và việc triển khai thực hiện

           Hiện nay có rất nhiều phần mềm xử lý văn bản điện tử được sử dụng rộng rãi như Foxit Reader, Adobe Reader, Smallpdf,… để phục vụ cho việc xem và chỉnh sửa văn bản điện tử cụ thể ở đây là văn bản định dạng đuôi .pdf (viết tắt của Portable Document Format). Trong số những phần mềm trên thì phần mềm ABBYY FineReader là lựa chọn được áp dụng cho giải pháp này.

           Phần mềm ABBYY FineReader là phần mềm nhận dạng ký tự quang học và xử lý văn bản điện tử được phát triển bởi ABBYY được phát hành lần đầu tiên vào năm 1993. Phần mềm được tích hợp nhiều tính năng trong việc xem, chỉnh sửa, chuyển đổi định dạng,… phục vụ tốt cho việc xử lý văn bản điện tử với khả năng nhận dạng ngôn ngữ tiếng Việt với độ chính xác từ 80-90% và ít bị lỗi so với những phần mềm còn lại.

           2.1. Ứng dụng tính năng chuyển đổi định dạng

           Từ hạn chế được nêu ở mục 1.4 về việc không thể ký số văn bản điện tử đã có chữ ký số trước đó hoặc bị khóa chức năng ký số làm gián đoạn quá trình công việc, với tính năng chuyển đổi định dạng linh hoạt của phần mềm ABBYY FineReader thì văn bản điện tử ở định dạng đuôi .pdf có thể chuyển đổi sang định dạng .docx (Microsoft Word Document), .xlsx (Microsoft Excel Workbook), .epub (Electronic Publication),… đồng thời có thể chuyển đổi sang cùng định dạng đuôi .pdf và .pdf/a mới.

Khả năng chuyển đổi sang cùng định dạng đuôi .pdf và .pdf/a giúp khắc phục vấn đề không ký số được trên văn bản đã có chữ ký số trước đó hoặc bị khóa bằng cách chuyển đổi văn bản điện tử đó sang cùng định dạng mà không ảnh hưởng đến nội dung và hình thức văn bản từ đó văn bản điện tử có thể được dùng để ký số bình thường, không còn tình trạng bị cản trở và hạn chế.

Việc thực hiện giải pháp chuyển đổi văn bản để có thể gửi đầy đủ hồ sơ đến cơ quan bảo hiểm như sau: Khi tải văn bản từ phần mềm số 01 về máy tính văn bản ở định dạng .pdf  nhưng vẫn thể hiện những vùng đã được ký số, nếu dùng văn bản này để đính kèm lên phần mềm số 2 thì không gửi đi được lý do đã được ký số rồi và không thực hiện được ký số lần 2, nếu in văn bản ra rồi scan lại để đính kèm gửi đi thì văn bản trên con dấu sẽ là dấu đen và văn bản không có giá trị pháp lý. Từ đó nhóm tác giả nghiên cứu giải pháp thực hiện dùng phần mềm ABBYY FineReader (phần mềm thứ 3 trung gian) để chuyển văn bản về định dạng .pdf không có chữ ký số điện tử nhưng vẫn giữ nguyên được màu mực đỏ của con dấu, khắc phục được nhược điểm khi đưa văn bản lên phần mềm thứ 2, mà giá trị pháp lý đạt yêu cầu.

           2.2. Ứng dụng tính năng nhận dạng ngôn ngữ tiếng Việt

           Với khả năng nhận dạng ngôn ngữ Tiếng Việt trên văn bản điện tử định dạng đuôi .pdf chính xác cao và ít bị lỗi giúp nâng cao hiệu quả trong xử lý văn bản điện tử và trích xuất thông tin cần thiết mà không cần phải soạn thảo lại toàn bộ nội dung của văn bản, kết hợp với tính năng chuyển đổi định dạng văn bản điện tử từ đó có thể chuyển đổi văn bản điện tử định dạng đuôi .pdf sang định dạng đuôi .docx tạo sự thuận lợi cho việc xử lý thông tin trên văn bản điện tử một cách dễ dàng.

           2.3. Ứng dụng những tính năng cơ bản

           Ngoài các tính năng chuyển đổi và nhận dạng ngôn ngữ Tiếng Việt với độ chính xác cao vượt trội hơn so với các phần mềm cùng chức năng thì phần mềm ABBYY FineReader vẫn có đủ các tính năng thông dụng của một phần mềm chuyên về xử lý văn bản điện tử như xem, tạo mới, chỉnh sửa,… phục vụ tốt cho các tác vụ thông thường.

3. Kết quả thực hiện và phạm vi ứng dụng nhân rộng

3.1. Kết quả thực hiện

Từ khi giải pháp được triển khai thực hiện từ tháng 01/2022 việc xử lý văn bản điện tử và chữ ký số đạt được nhiều kết quả tích cực:

- Giúp khắc phục những hạn chế phát sinh trong quá trình xử lý công việc liên quan đến văn bản điện tử và chữ ký số.

- Linh hoạt trong việc chuyển đổi các định dạng văn bản điện tử phù hợp với mục đích sử dụng.

- Nâng cao hiệu quả trong quá trình xử lý văn bản điện tử từ trích xuất thông tin cần thiết một cách nhanh chóng đến bổ sung, sửa đổi nội dung thuận lợi, dễ dàng.

3.2. Phạm vi ứng dụng nhân rộng

Với khả năng và tính ứng dụng cao của các phần mềm xử lý văn bản điện tử hiện nay thì phạm vi ứng dụng và sử dụng rất rộng và phổ biến không chỉ riêng đối với đơn vị Ban Quản lý dự án 2 tỉnh Sóc Trăng mà còn phù hợp với đa số các doanh nghiệp và cơ quan nhà nước trong bối cảnh việc xử lý các văn bản điện tử và chữ ký số ngày càng được áp dụng trên phạm vi toàn quốc.

4. Nêu hiệu quả và đánh giá

Việc triển khai và ứng dụng các phần mềm xử lý văn bản điện tử một cách thông minh và khoa học mà cụ thể trong giải pháp này là phần mềm ABBYY FineReader sẽ góp phần nâng cao khả năng xử lý công việc một cách khoa học và linh hoạt.

Với khả năng nhận dạng ngôn ngữ tiếng Việt ở độ chính xác cao nhờ công nghệ OCR (Optical Character Recognition) giúp cho việc chuyển đổi linh hoạt và ít sai sót khi chỉnh sửa hoặc trích xuất thông tin cần thiết.

Tính năng hỗ trợ chuyển đổi định dạng linh hoạt từ các tài liệu dưới dạng ảnh sang văn bản điện tử và ngược lại tạo nên sự thuận lợi trong quá trình xử lý công việc.

5. Kết luận

Với những kết quả và hiệu quả đạt được trong thời gian triển khai và áp dụng giải pháp này với phần mềm xử lý văn bản điện tử ABBYY FineReader đã cho thấy được sự cần thiết của việc ứng dụng và sử dụng một cách khoa học phần mềm xử lý văn bản điện tử nhằm nâng cao chất lượng công việc và khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong công việc liên quan đến văn bản điện tử.