Hình 1. Công cụ Google Docs
Để sử dụng được Google Docs, người dùng phải có điện thoại thông minh hoặc máy vi tính đăng nhập tài khoản Google cũng như kết nối với mạng Internet. Google Docs hoạt động dựa trên tài khoản đăng nhập Google của người dùng liên kết với máy chủ.
Hình 2. Giao diện của Google Docs trên máy vi tính
Những ưu điểm của việc sử dụng công cụ Google Docs:
- Công cụ được sử dụng hoàn toàn miễn phí;
- Cung cấp đầy đủ công cụ soạn thảo cơ bản;
- Tất cả nội dung khi bạn soạn thảo sẽ được công cụ tự động lưu lại nhanh chóng và không sợ bị mất trong quá trình soạn thảo;
- Cho phép tạo tài liệu trực tuyến (online) và chia sẻ cho nhiều người mọi lúc mọi nơi, đồng thời những người dùng khác có thể được cấp quyền để xem hoặc chỉnh sửa tài liệu cùng một lúc;
- Cho phép làm việc ngoại tuyến (không có mạng internet), những thay đổi sẽ được đồng bộ ngay khi kết nối lại với mạng internet;
- Bên cạnh việc soạn thảo văn bản trực tuyến thì công cụ được tích hợp với bộ kiểm tra lỗi chính tả của Google giúp cho việc kiểm tra lỗi chính tả trong lúc soạn thảo nhanh chóng và chính xác.
Việc ứng dụng công cụ Google Docs đã góp phần thúc đẩy công tác cải cách hành chính tại đơn vị trong công tác nhập liệu văn bản, nhờ có công cụ này viên chức và người lao động tại đơn vị có thể tiến hành nhập liệu ở mọi lúc mọi nơi cũng như trong công tác trao đổi, chia sẻ nội dung văn bản một cách nhanh chóng và tiện lợi trên môi trường trực tuyến. Với tính năng nổi bật là chia sẻ và chỉnh sửa trực tuyến cùng lúc với nhiều người giúp cho việc chỉnh sửa văn bản nhanh chóng và tiết kiệm vì hiện tại với công cụ Google Docs thì viên chức và người lao động tại đơn vị có thể xem và chỉnh sửa văn bản trực tuyến ngay trên công cụ Google Docs mà không cần phải in ra bản giấy và gặp trực tiếp để trao đổi nội dung văn bản từ đó góp phần giảm chi phí in ấn, chi phí di chuyển và tiết kiệm được thời gian.
Các dự án đã triển khai
Đoàn công tác của Bộ Kế hoạch và Đầu tư khảo sát các Dự án giao thông trọng điểm tại Sóc Trăng
